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Dokumentation zum strait Redaktionssystem

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Organisation des Anmeldeprozesses

Anmeldungen einsehen  / Terminübersicht

Um eine Übersicht der aktuellen Teilnehmer zu haben, klicken Sie auf Redaktion → Veranstaltungen → Terminübersicht.
Dort finden Sie alle Termine mit den jeweiligen Anmeldungszahlen und Freien Plätzen in den letzten beiden Spalten der Tabelle.

Terminübersicht

Über den Button "Drucken" können Sie sich diese Auflistung von all Ihren Terminen ausdrucken.
Möchten Sie diese Übersicht als E-Mail erhalten, sehen Sie sich den folgenden Punkt an: Terminübersicht als E-Mail erhalten

Über das erste Icon in der Tabelle können Sie sich dann für den jeweiligen Termin die Teilnehmerliste ansehen. Nun sind Sie in der Teilnehmerliste des jeweiligen Termins und können dort alle Anmeldungen detailliert einsehen.

Teilnehmerübersicht

Beim Klick auf das jeweilige Akkordeon öffnen sich alle Details zur Buchung und zur Bezahlung des jeweiligen Kunden.

Buchungs-Details

Oben auf der Seite Teilnehmerliste gibt es einige Features als Button, über die Sie Ihre Veranstaltung noch besser organisieren können.

  • Über den Button 'Teilnehmer hinzufügen' können Sie einen neuen Kunden als Teilnehmer hinzufügen
  • Über den Button 'E-Mail an alle Teilnehmer verschicken', können Sie wichtige Informationen zur Veranstaltung als Benachrichtigung vorab an alle Teilnehmer senden.
  • Der Button 'E-Mail Verlauf' zeigt Ihnen eine Historie aller Benachrichtigungen an die Teilnehmer.
  • Über den Button "Excel-Export" können Sie eine Excel-Datei herunterladen, die alle Teilnehmer-Informationen enthält.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Nachricht an alle Teilnehmer aus dem Modul heraus:

E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschicken 

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtung an alle Teilnehmer verschicken setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie nun auf "E-Mail an alle Teilnehmer verschicken". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie alle Daten für die jeweilige E-Mail setzen können.

Sobald Sie auf "senden" klicken, wird die E-Mail an alle Teilnehmer verschickt.

Teilnehmer Benachrichtigungen

Über den Button E-Mail Verlauf sehen Sie eine Historie über alle versendeten Nachrichten. Mit Hilfe der Akkordeon Funktion können Sie sich detailliert die Nachrichten ansehen.

E-Mail Verlauf

Paypal-Daten einsehen 

Um die einzusehen mit welchen Paypal-Daten ein Teilnehmer bezahlt hat oder die Transaktion in Paypal wieder zu finden, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerübersicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klappen Sie das Akkordion mit dem entsprechenden Teilnehmer aus.
Sobald ein Teilnehmer eine Paypal-Zahlung durch geführt hat, taucht dort der Punkt "Paypal" auf.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, was die einzelnen Daten bedeuten.

FeldBeschreibung
Nutzer-EmailPaypal Email-Adresse des Teilnehmers
Nutzer-IDPaypal-ID des Teilnehmers
Paypal-Bestell-IDDie von Paypal generierte Bestellnr.
Paypal-Rechnungsnr.Die Rechnungsnr. die für die Transaktion von Paypal genutzt wird. Mit dieser Rechnungsnr. können Sie die Transaktion im Paypal-Konto finden.
Rechnungsnr.Die eigentliche Rechnungsnr. Diese steht auch auf der Rechnungs-PDF.
KostenDer Betrag der mit der Zahlung bezahlt wurde.
StatusPaypal-Status der Transaktion.
Paypal-EmpfängerAn diesem Paypal-Konto ist die Zahlung eingegangen.

Über die Teilnehmerliste können Sie mit dem Klick auf das Akkordeon jede einzelne Buchung einsehen.

Teilnehmerliste

Nach dem Klick auf den jeweiligen Teilnehmer öffnet sich das Akkordeon mit allen wesentlichen Daten zur Buchung und zur Bezahlung. Wenn Sie den Paypal-Verlauf anschauen möchten, klicken Sie auf "Paypal-Meldungen". Dort finden Sie die History, sowie die von Paypal ausgeführten Webhooks. So können Sie nachvollziehen, wann was genau passiert ist.

Teilnehmer Details


webhooks

Wenn Sie eine Rechnung aus der Paypal-Zahlung erstellen wollen, klicken Sie auf "Rechnung anzeigen". Dort wird automatisch eine Rechnungs erstellt und zum Download angeboten. Dies ist die gleiche Rechnungs-PDF die der Kunde, bei erfolgreicher Zahlung, per E-Mail erhält.

Hier ein Beispiel für eine Rechnung:

Teilnehmer manuell hinzufügen

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen". Es öffnet sich ein Overlay indem Sie die ganz normale Anmeldung durchführen können.

Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".
Falls Sie die Veranstaltung noch einen Opt-In oder eine Bezahlung konfiguriert hat, sollten Sie ggfs. noch die Bestätigung setzen / Rechnungsstatus ändern oder den Teilnehmer den Frontend-Buchungs-Link schicken.

Beleg drucken

Die Funktion "Beleg drucken", dient hauptsächlich dazu einen Beleg über die Buchung für die Kasse zu drucken.
Beispiel: Teilnehmer wird manuell hinzugefügt und soll jetzt den Betrag bezahlen.
              Dazu wird für den Teilnehmer die Buchungsbestätigung ausgedruckt und mit dieser kann er zur Kasse und bezahlen.
              Danach kommt der Teilnehmer zurück und zeigt den Kassenbon.

Dann wird der Rechnungsstatus für den Teilnehmer auf bezahlt gesetzt. 

offene Bezahlung

Beleg-Vorschau:


Information zum Anmeldestatus 

Der Anmeldestatus wird benötigt, um die korrekte Anzahl der freien Plätze für einen Termin zu berechnen.

AnmeldestatusBeschreibung
angemeldetDer Platz ist fest belegt. (dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn die Veranstaltung keinen Opt-In hat)
storniert

Der Platz ist wieder frei. (dieser Status kann manuell über den Adminbereich oder vom Benutzer über den Frontend-Buchungs-Link gesetzt werden)

unbestätigtDieser Platz ist für 24 Stunden belegt, wechselt der Status bis dahin nicht auf "angemeldet", so wird der Platz wieder frei. (dieser Status wird nach der Anmeldung mit Opt-In gesetzt) 

Anmeldestatus manuell setzen / Bearbeitung Teilnehmer 

Haben Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt oder Kontakt mit dem Teilnehmer gehabt, aber er ist nicht in der Lage den Bestätigungslink zu klicken, so können Sie die Anmeldestatus manuell setzten.
Gehen Sie dafür in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins.
Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie beim Teilnehmer auf "bearbeiten".
Nun öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Daten und den Anmeldestatus des jeweiligen Benutzers setzen können. Hier können Sie auch Buchungen von einer Person auf eine andere übertragen.



Klicken Sie auf "speichern" sobald Sie die Daten angepasst haben.

Informationen zum Rechnungsstatus 

Der Rechungsstatus steht im Standard immer auf "offen". 
Nur via eine verifizierte Paypal-Zahlung wird der Rechnungsstatus auf "bezahlt" gesetzt.
Sie können jedoch den Rechnungsstatus auch manuell setzen.

Rechnungsstatus manuell setzten / Bearbeitung Rechnungsadresse 

Wenn Sie den Rechnungsstatus manuell setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins. Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie auf "Rechnungsdaten bearbeiten".
Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Rechnungsadresse, sowie den Rechnungsstatus manuell setzen können.

Zusätzlich können Sie auch eine Rechnungs-Info hinzufügen. Dies ist ein Freitextfeld und Sie können dort die Rechnungsnummer bzw. die Kassenbon Nummer eintragen.
Rechnungsdaten bearbeiten

Klicken Sie auf "speichern", sobald Sie alle Daten angepasst haben.


E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen 

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie dann auf "E-Mail Verlauf". Es öffnet sich ein Overlay wo Sie alle versandten E-Mail Benachrichtungen einsehen können.

Frontend Buchungsdarstellung 

Die Frontend Buchungsdarstellung ermöglicht es den Teilnehmer nochmal alle Daten einzusehen und ggfs. noch die offenstehende Paypal-Zahlung zu begleichen oder zu stornieren.
Den Link für den jeweiligen Teilnehmer findet man in der Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Wählen Sie dort den jeweiligen Teilnehmer aus und klicken Sie auf "Frontend Buchungsdarstellung".
Nun öffnet sich Ihre Webseite mit einem Formular zur Eingabe des Namen und Vornamen, sobald man hier die korrekt Daten einträgt und auf "Daten einsehen" klicken, kommt man zur Detailansicht der Teilnehmer-Buchungsdarstellung.
Den Link in der Browserleiste können Sie nutzen, um z.B. den Teilnehmer den Link zu schicken, damit er nochmal alle Daten einsehen kann.  Der Link ist individuell pro Teilnehmer und gilt nicht für alle Teilnehmer des Termins!

Die Paypal Bezahlung ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat und sich keine Paypal-Rechnung im Prozess befindet.
Stornieren kann der Teilnehmer nur, wenn er noch nicht bezahlt hat und keine Paypal-Rechnung sich im Prozess befindet.


Google MyBusiness Push 

Damit die Veranstaltungen passend in den jeweiligen Google MyBusiness Account gepusht werden, müssen Sie auf folgende Dinge achten:

  • Im CMS muss ein Google MyBusiness Konto eingerichtet werden (siehe: Google MyBusiness Konto einrichten)
  • Die Standorte müssen mit dem passenden Google MyBusiness Konto verknüpft werden (siehe: Standort mit Google MyBusiness verknüpfen)
  • Die Veranstaltung hat folgende Basisklassen gepflegt:
    • Headline
    • Teaser
    • Google Mybusiness Push (muss auf "Ja" stehen)
    • Aktiven Termin mit einem mit Google MyBusiness verknüpften Standort

Standortgebundene Benutzerberechtigungen erteilen 

Um einen Benutzer so einzustellen, dass er nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für einen jeweiligen Standort übernehmen kann, klicken Sie auf Setup System → Veranstaltungs-Einstellungen → Berechtigungen.
Klicken Sie nun auf "N E U". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Berechtigung, Benutzer und die jeweiligen Standorte auswählen können.

Mit diesen Einstellungen auf dem Screenshot, darf der Benutzer "David Raschper" nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für den Standort "strait GmbH" vornehmen.

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