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Dokumentation zum strait Redaktionssystem

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Version 1

Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im cms) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen. 

Möchten Sie das neue WIM Veranstaltungsmodul inkl. Teilnehmermanagement nutzen, so lassen Sie sich dieses bitte zunächst durch den Support (redaktion@strait.de) freigeben.

Ohne Freigabe erhalten Sie lediglich Zugriff auf die Standard-Pflege.

Struktur des Event-Moduls

In diesem Wiki Artikel geben wir Ihnen einen ersten Überblick zum Event-Modul.

  1. Dashboard
  2. Event-Modul#Veranstaltungen
  3. Event-Modul#Teilnehmer
  4. Event-Modul#Buchhaltung
  5. Event-Modul#Website Module
  6. Event-Modul#Einstellungen

Dashboard

Wir starten auf dem Dashboard. Dort sehen Sie eine Terminübersicht mit allen geplanten Events. Diese Übersicht können Sie über den blauen Button 'Drucken' ausdrucken. Über die Suche, die hinter dem hellblauen Akkordeon zu finden ist, können Sie auch vergangene Termine anzeigen lassen. Über den blauen Button 'Teilnehmersuche' gelangen Sie in die Tabelle aller Teilnehmer. Dort sehen Sie auf den ersten Blick den Buchungs- und Zahl-Status der einzelnen Teilnehmer. Es gibt Veranstaltungen mit Teilnehmer-Management (diese erkennen Sie am Listen-Symbol) und es gibt Point of Sale Veranstaltungen, die ohne Anmeldeprozess funktionieren (diese erkennen Sie am Megafon-Symbol).

Mit Hilfe der grün-roten Balken können Sie schnell erkennen, wie die Auslastung der jeweiligen Event-Termine ist. Die grünen Anteile zeigen dabei die freien Plätze.

Veranstaltungen

Mit Klick auf den zweiten Menüpunkt Veranstaltungen, gelangen Sie zur Übersichtstabelle aller Veranstaltungsreihen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen bzw. jemals genutzt haben.

Hier sind alle Veranstaltungsreihen zu finden, die Sie jemals ausgearbeitet haben. Über das Bearbeiten-Icon können Sie die Veranstaltungen konfigurieren. Aus jeder Veranstaltungsreihe können Sie zahlreiche Events machen, indem Sie die Termine an den jeweiligen Standorten zufügen. Über das Kalender Symbol könne Sie auch direkt in den TAB 'Standorte und Termine' springen. Dort definieren Sie die echten Veranstaltungstermine. Im Menüpunkt Veranstaltungen finden Sie alle Veranstaltungsreihen, die Sie jemals konfiguriert haben.

NEUE Veranstaltung anlegen / modellieren

Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt →Veranstaltungen → Neu
wichtig: bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie mindestens einen Standort mit Veranstaltungsberechtigung aktivieren

Neue Veranstaltung

Es öffnet sich ein Overlay mit der Auswahl, ob Sie eine 'Veranstaltung anlegen' oder einen 'Termin hinzufügen' möchten. Wenn Sie eine neue Veranstaltungsreihe erstellen möchten, so wählen Sie  "Veranstaltung anlegen" aus und klicken Sie auf speichern. Bei einem neuen Termin werden Sie entsprechend weitergeleitet.

Bei einer Neuanlage gelangen Sie in die Konfiguration einer neuen Veranstaltung. Im ersten Reiter wählen Sie aus, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten, oder eine Veranstaltung komplett neu aufsetzen möchten. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, klicken Sie auf "Vorlage nutzen" und es öffnet sich ein Tab-Menü. Dort sehen Sie Ihre eigenen anglegten Veranstaltungen, sowie Vorlagen aus anderen Content-Mandanten wie z.B. von strait, die für Sie freigeschaltet wurden.

Anschließend gelangen Sie in den zweiten Konfigurationsschritt. Dort können Sie die Veranstaltung mit Leben füllen und alle Details konfigurieren, die später auf Ihrer Homepage sichtbar sind.

Beispiel:


Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die Ihnen zeigt wofür Sie die einzelnen Elemente nutzen können.

BasisklasseBeschreibung/Nutzung
HeadlineStellt den Veranstaltungsnamen dar.
TeaserImg_LeftDieses Bild wird in der Vorschau (Kachelbild), sowie in Google My Business als Eventbild genutzt.
ImageDieses Bild wird in der Detailansicht ganz oben ausgegeben.
TeaserEnthält den Vorschautext (Kacheltext), sowie in Google MyBusiness die Eventbeschreibung. Das Feld sollte kein HTML enthalten, da dies in Google MyBusiness nicht angezeigt werden kann.
Body/Landing-Page InhaltWird in der Detailansicht nach der Headline ausgegeben.
AnmeldeformularGibt an, ob das Anmeldeformular in der Detailansicht ausgegeben wird.
Suchmaschinenoptimierte URLHier können Sie die SEO-URL für die Detailansicht pflegen. (american-barbecue wird dann zu: example.com/american-barbecue). Bitte tragen Sie hier nur den Teil der URL ein, der später hinter dem / ausgegeben werden soll.
Opt-In Email verschickenGibt an, ob ein Bestätigungslink für die Veranstaltung verschickt wird. (Sollte nur bei Veranstaltungen genutzt werden, die nicht online bezahlt werden sollen)
Push zu Google My Business

Gibt an, ob die Veranstaltung bei Google MyBusiness veröffentlicht werden soll. Dies geschieht automatisch, wenn am Veranstaltungs-Ort eine aktive Google My Business Verknüpfung hinterlegt ist.

Beschreibung ZentraltextBeschreibungsfeld für die interne Organisation
ArchivzuordnungHier können Sie die Veranstaltung an Veranstaltungsarchiven koppeln. Dies ist ggfs. für die Modulausgabe auf der Webseite wichtig (wenn Sie z.B. nur Grillseminare auf einer Seite ausgeben wollen).

Wichtig: Damit der Detail-Button (Link zur Detailansicht/Anmeldung) erscheint muss ein Body oder Landing-Page Inhalt gepflegt sein!

Nachdem Sie Ihre Veranstaltung mit allen notwendigen Daten gefüllt haben, können Sie entweder direkt speichern oder weiter in den TAB 'Standorte und Termine' klicken.
Innerhalb der Website werden nur Veranstaltungen ausgeben, die gültige Termine in der Zukunft haben. Der Klick auf "speichern" führt daher zunächst zur Anlage der Veranstaltungsreihe.

Falls Sie direkt schon einen Termin zuordnen wollen, klicken Sie auf weiter bis zum 3. TAB "Standorte und Termine".

Termin hinzufügen - aus einer Veranstaltungsreihe ein echtes Event machen

Um einen Termin hinzuzufügen, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung (entweder über das Bearbeiten/Kalender-Symbol in der Veranstaltungsauflistung) und klicken auf den 3. TAB "Standorte und Termine".

Klicken Sie auf den Button "Neuen Termin hinzufügen". Nun erscheint ein neues Akkordeon mit der Überschrift "Neuer Termin". Stellen Sie dort die gewünschten Daten ein. So machen Sie Ihre Veranstaltung zu einem Event-Termin mit genau einem Standort zu einer exakten Zeit und wenn gewünscht auch mit standortspezifischen Ticketpreisen. Also wird an dieser Stelle aus Ihrem Veranstaltungsformat ein echtes Event. 

Sobald Sie diese Daten einmal gespeichert haben, werden die Eingabefelder grau hinterlegt. Die Eingaben sollten nur noch mit Bedacht geändert werden, da Änderungen auf jeden Fall den bereits angemeldeten Teilnehmern mitgeteilt werden müssen. Ansonsten kann es zu Unstimmigkeiten bzgl. der Termine führen.


Nachfolgend finden Sie die Tabelle, die Ihnen zeigt, wofür die einzelnen Felder genutzt werden können.

FeldBeschreibung/Nutzung
VeranstalterDies ist der offizielle Veranstalter für das Event. Er ist für die Organisation, die Anmeldeprozesse und die Abrechnung rechtlich verantwortlich.
VeranstaltungsortGibt an an welchem Ort der Termin stattfindet. Oftmals sind der Veranstalter und der Veranstaltungsort gleich. Aber es kann auch sein, dass eine Firma ein Event organisiert, welches z.B. in einem externen Event-Raum stattfindet. Sobald der Veranstaltungsort auch ein Google My Business Standort hat, wird er mit 5€ pro Monat abgerechnet.
StartdatumGibt das Startdatum des Termin an. Möchten Sie keine Uhrzeit angeben, belassen Sie die Zeit auf 00:00.
EnddatumGibt das Enddatum des Termin an. Möchten Sie kein Enddatum/Uhrzeit angeben, wählen Sie die gleichen Daten wie beim Startdatum aus.
Anmelde-StartHier geben Sie an, ab wann eine online Anmeldung möglich ist.
Anmelde-EndeHier geben Sie an, bis wann eine Anmeldung möglich ist.
Das Anmelde-Ende gibt auch an, bis wann eine Teilnahme an einem Event online storniert werden kann.
TeilnehmeranzahlGibt die maximale Teilnehmeranzahl an, die sich für den Termin anmelden können. Wird die Zahl überschritten, ist der Termin ausgebucht. Möchten Sie kein Limit an Teilnehmer angeben, so lassen Sie das Feld einfach leer.
Brutto-Preis pro TeilnehmerGibt den Brutto-Preis (Kundenpreis) pro Teilnehmer an. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Termin kostenlos ist.
Mehrwertsteuer in %

Gibt den Mehrwertsteuersatz an. Dieser wird für die Rechnungserstellung benötigt. Ist Ihr Termin kostenlos können Sie das Feld leer lassen.

Sie können auch den Inhalt im Feld komplett heraus löschen, das führt dazu, dass in der Buchungsbestätigung keine Ausweisung der MwSt. stattfindet. Somit können Sie selbst die Rechnung aus Ihrer Warenwirtschaft schreiben.

Artikel Nummer

Sie können für die Tickets auch Artikel Nummern pflegen. Diese werden pro Person in der jeweiligen Zeile der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Wenn Sie gepflegt wird, so wird sie als Barcode auf der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Ticketdefinitionen

Hier können Sie zu dem Event zusätzliche Ticket Optionen hinterlegen. So ist es beispielsweise möglich sowohl reguläre Tickets als auch vergünstigte Tickets z.B. für Kinder zu verkaufen. An jede Ticketdefinition kann ein individueller Preis gesetzt werden. 

Wenn Sie die Ticketdefinitionen nutzen, so müssen Sie jedes Ticket definieren. Die Reihenfolge der Liste, die Sie eingeben, wird auch auf der Homepage genauso für den Kunden sichtbar sein.

Google My Business Push

Hier können Sie einzelne Event-Termine zu Ihren Google My Business Konten pushen. I.d.R. pushen Sie zum Veranstaltungsort aber wenn Sie möchten, können Sie auch das Event zu mehreren oder sogar zu allen Standorten pushen. Auch ein Push zum Veranstalter ist möglich.

Die Schnittstelle zu Google muss pro Standort einmalig angelegt werden. Sie erlauben dazu in wenigen Klicks, dass strait auf Ihr Google My Business Konto zugreifen kann.

Termin bearbeiten 

Um einen Termin zu bearbeiten, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung: entweder über das Kalender-Icon

oder über das Bearbeiten-Symbol in der Veranstaltungsauflistung und dann auf den Tab "Standorte und Termine".
Nun sehen Sie alle aktiven Termine als Akkordeon (nicht mehr aktive Termine, finden Sie im Akkordeon "Abgelaufene Termine").
Alle Daten lassen sich dort anpassen. Jedoch sollten Sie beachten, dass bei Termin- oder Standort-Änderungen die schon angemeldeten Teilnehmer benachrichtigt werden müssen (siehe Teilnehmer benachrichtigen).
Möchten Sie einen Termin löschen, so setzen Sie das Start/Enddatum einfach in die Vergangenheit. So bleiben alle Daten weiterhin im Modul vorhanden, aber der Termin ist abgelaufen und wird nicht mehr auf der Website angezeigt.

Teilnehmer

Für jedes Event gibt es Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Diese können über den Menüpunkt Teilnehmer eingesehen werden. Sie können dort gezielt nach Namen oder Buchungsnummern suchen, und somit schnell die Buchungen der Kunden finden. Mit dem Klick auf den Namen gelangen Sie in die jeweilige Buchung im entsprechenden Event-Termin. Die Personen, die eine Buchung durchgeführt haben, sind die Kunden. Diese sind i.d.R auch Teilnehmer der Events. Daneben gibt es Teilnehmer, die  sein. Die Personen, die

Durch die Sortiermöglichkeit jeder Spalte können Sie sich über diesen Menüpunkt auch schnell einen Überblick verschaffen, wo noch Zahlungen fehlen.

Buchhaltung

Über den Menüpunkt Buchhaltung gelangen Sie in die Übersicht aller Rechnungen, die automatisch im Event-Modul generiert wurden und per E-Mail an die Teilnehmer verschickt wurden. Sie können die Rechnungen nach dem Datum filtern und auch die Liste über den "Drucken" Button ausdrucken. Somit haben Sie eine Übersicht für Ihre Buchhaltung. Im zweiten TAB finden Sie die Gutschriften, die aus dem Event-Modul heraus erstellt wurden.

Über das "Auge" Icon können Sie sich die Rechnungen als PDF Dokument anzeigen lassen, und diese bei Bedarf in Ihrem eigenen System abspeichern.

Website Module

Um die Veranstaltungen auf der Webseite auszugeben, benötigen Sie ein Website Modul. Dies können Sie erstellen in dem Sie auf Website Modul → NEU klicken.
Hier sehen Sie die Übersicht aller Website Module. Sie können das Event-Modul an unterschiedlichen Stellen auf Ihrer Website ausgeben.

Danach können Sie über das Icon "Veröffentlichen" das Modul auf einer beliebigen Seite veröffentlichen. Sie können jederzeit erneut über das Bearbeiten-Icon in das Modul klicken und die Konfiguration ändern.

Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "speichern". Anschließend können Sie das Website-Modul dort veröffentlichen, wo es am besten in Ihre Seitenstruktur passt.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, mit allen Feldern, die Sie in den Website Modulen anpassen können. So kann die Ausgabe genau an Ihre Anforderungen angepasst werden.

FeldBeschreibung/Nutzung
Objekt-BezeichnungBeschreibungsfeld für die interne Organisation.
ÜberschriftWird auf der Webseite als Modul-Überschrift ausgegeben.
Einleitungs-TextDieser Text wird unter der Überschrift und über den Veranstaltungen ausgegeben.
Abspann-TextDieser Text wird unter den Veranstaltungen ausgegeben.
StandorteMöchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Standorte filtern, können Sie hier die Standorte auswählen; dies ist praktisch für einzelne Standortseiten
DesignWählen Sie eines der vorgefertigten Vorschau-Designs (Kachel/Slider)
Individueller ViewModeWird i.d.R. nicht benötigt und kann leer gelassen werden. Dieses Feld ist nur für individuell angepasste Darstellungen benötigt.
Archive

Möchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Archive filtern, können Sie hier die Archive auswählen (z.B. um nur Grill-Seminare anzuzeigen)

Sie können die Archive themenbezogen anlegen, so dass Sie z.B. für Ihre unterschiedlichen Abteilungen oder Unternehmensbereiche Events sortieren können.

Veranstaltung ohne gültige Termine anzeigenWenn aktiviert, werden auch Veranstaltungen ohne/nicht aktive Termine angezeigt.


Einstellungen

Zur Konfiguration des Moduls müssen Sie einige grundlegende Einstellungen editieren. Das Ameldeformular, der E-Mail Workflow und die PayPal Einstellungen müssen einmalig konfiguriert werden, damit das Modul einwandfrei funktioniert.

Felder des Anmeldeformulars 

Um Anpassungen um Anmeldeformular vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → Anmeldeformular
Im Tab "Anmelde-Formular" finden Sie alle Einstellungen, die Sie diesbezüglich vornehmen können.
In der nachfolgenden Tabelle können Sie nachlesen, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.

FeldBeschreibung/Nutzung
DatenschutzlinkGibt den Link zur Datenschutz-Seite an. Wird für den Link innerhalb des Checkbox-Textes benötigt.
Dies ist eine Pflichtangabe.
AGB-Link

Hier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gesetzt.
Dies ist eine Pflichtangabe.

Mehrere Teilnehmer pro Anmeldung erlaubenGibt an, ob man mehrere Teilnehmer pro Anmeldung zulassen möchte. Somit kann der Kunde für sich und/oder für andere die Teilnahme buchen.
Max. Teilnehmeranzahl pro AnmeldungGibt an, wie viele Teilnehmer man pro Anmeldung insgesamt anmelden darf.
Bearbeiter E-Mail(s)Hier können Sie eine Liste (kommasepariert) von E-Mail angeben. Dieser erhalten dann eine Informations-Mail, sobald sich jemand für eine Veranstaltung angemeldet hat.
Bemerkung erlaubenGibt an, ob Sie das Bemerkungsfeld (Freitextfeld) im Anmeldeformular anzeigen möchten.
Anmeldung-erfolgreich TextDieser Text wird im Browser in einer grünen Box angezeigt, sobald jemand sich erfolgreich angemeldet hat.
StornierungstextHier können Sie einen Text zu Ihren Stornobedingungen einbauen. Sobald hier ein Text gepflegt wird, ist er im Anmeldeformular unter dem verlinkten Wort 'Stornobedingungen' zu finden.
recaptcha (v2)Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, können Sie es hier aktivieren.
recaptcha (v2) WebsiteschlüsselWenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Websiteschüssel eintragen.
recaptcha (v2) GeheimchlüsselWenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Geheimschlüssel eintragen.

Wie Sie die Google Recatpcha-Daten nutzen können, können Sie hier nachlesen.

Konfiguration des E-Mail Workflow

Um Anpassungen um an den E-Mail Templates vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → E-Mail Workflow.
Dort finden Sie eine Akkordeon Optik mit sämtlichen Status E-Mails.

Im Tab "E-Mail Workflow" finden Sie alle E-Mail Templates für sämtliche Status Nachrichten. Zudem können Sie dort die weiteren Einstellung bezüglich dem E-Mail Versand vornehmen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den einzelnen Feldern, die Sie konfigurieren können.

FeldBeschreibung/Nutzung
Absender-E-MailGibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mails standardmäßig verschickt werden.
Bestätigungs-Email Standard verwendenGibt an, ob die Standard Bestätigungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.
Bestätigungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Bestätigungs E-Mail an.
Bestätigungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter/Variablen finden Sie unter dem Feld, damit Sie die E-Mail personalisieren können.
Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschickenGibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem smartphone-Kalender speichern.
Opt-In E-Mail Standard verwendenGibt an, ob die Standard Opt-In-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.
Opt-In E-Mail BetreffGibt den Betreff der Opt-In E-Mail an.
Opt-In E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht, sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen!
Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat.
Rechnungs-E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Rechnungs-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Rechnungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Rechnungs-E-Mail an.
Rechnungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Rechnungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Standard verwendenGibt an, ob die Standard Bezahlungsaufforderungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an.
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.  Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{buchungslink}] nicht. Sonst kann der Benutzer nicht nachträglich bezahlen oder stornieren!
Stornierungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an.
Stornierungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Die möglichen Platzhalter finden Sie unter dem Textfeld.
Buchungsänderungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff bei einer Buchungsänderung an.
Buchungsänderungs-E-Mail TemplateGibt den Text der Buchungsänderungs E-Mail an. Eine Buchungsänderung ist eine Stornierung oder eine Namensänderung.
Gutschrifts-E-Mail BetreffGibt den Betreff für den Versand der Gutschrift an.
Gutschrifts-E-Mail TemplateGibt den Text der Gutschrifts E-Mail an.
Terminübersichts-E-Mail verschicken

Gibt an, ob an die hinterlegten Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) eine E-Mail mit der aktuellen Termin-Übersicht der jeweiligen aktiven Termine versendet werden soll.

Interval (in Tagen)Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts E-Mail verschickt werden soll. (z.B. 1 = jeden Tag gibt es eine Termin-Übersichts E-Mail für die Bearbeiter)
Gruppenbenachrichtigungen

Hier können Sie Vorlagen hinterlegen für die Benachrichtigung von Teilnehmern eines Events. Diese Benachrichtigungen können Sie im jeweiligen Event-Termin auswählen und somit schnell und einfach an alle Teilnehmer versenden.

Hier sind einige Beispiele für Gruppenbenachrichtigungen, die an die Teilnehmer verschickt werden könnten: Hygieneregeln für das Event; Aufforderung zur Bewertung des Events im Nachgang, Verschiebung des Termins, Änderung des Programms, etc.

Informationen zum E-Mail Versand 

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wann die jeweiligen E-Mails verschickt werden.

E-Mail TypBeschreibung
Bestätigungs E-MailWird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat. (Achtung bei Veranstaltung mit Opt-In wird die E-Mail erst verschickt, sobald der Opt-In-Link bestätigt wurde.)
Opt-In E-MailWird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich für eine Veranstaltung mit Opt-In anmeldet hat.
Rechnungs E-MailWird an den Teilnehmer verschickt, sobald die Paypal-Zahlung vollständig verifiziert wurde. Im Anhang der E-Mail befindet sich eine PDF Datei mit der Rechnung.
Bezahlungsaufforderungs E-MailWird an den Teilnehmer verschickt, wenn dieser nicht innerhalb von 24 Stunden seine Rechnung bezahlt hat. Die E-Mail wird alle 24 Stunden gesendet, solange die Rechnung offen ist. Es sei denn, bei dem Teilnehmer ist eine Mahnsperre aktiviert. 
Buchungsänderungs E-Mail

Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Buchungsänderung eines Teilnehmers durchgeführt wird. Buchungsänderungen sind:

  • Stornierungen
  • Namensänderungen
Anmeldungs E-Mail(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet, sobald sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet.
Teilnehmerübersichts E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet in einem definierten Interval.

Rückerstattungs E-Mail(Nicht konfigurierbar) Dies ist die Anweisung an die Buchhaltung für eine Rückerstattung. Die E-Mail wird an einen für die Buchung/Paypal Verantwortlichen verschickt. Diese E-Mail kann aus dem Admin-Bereich heraus verschickt werden und enthält alle notwendigen Daten für eine Paypal Rückabwicklung.

Beispiele für E-Mails aus dem Event-Modul


E-MailCodeVersand
Bestätigungs E-Mail

<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p>

<p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p>

<p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br />
<br />
<strong>Veranstaltung:</strong><br />
Name: [{veranstaltung}]<br />
Firma: [{firma}]<br />
Standort: [{standort}]<br />
Termin: [{termin}]<br />
Preis: [{preis}]<br />
Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br />
<br />
<strong>Teilnehmer:</strong><br />
Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br />
<br />
<strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p>

<p>[{teilnehmer_liste}]</p>

automatischer Versand aus dem Modul         

Opt-In E-Mail

<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p>

<p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br />
<a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p>
automatischer Versand aus dem Modul
Rechnungs E-Mail

<p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p> 
 
<p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p> 
automatischer Versand aus dem Modul

Bezahl-Aufforderungs

E-Mail

<p>Sehr geehrte(r) [{vorname}] [{nachname}],<br />
die Bezahlung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}] ist noch offen.<br />
Bitte bezahlen/stornieren Sie unter folgenden Link: <a href="[{buchungslink}]">Jetzt bezahlen</a></p>
automatischer Versand aus dem Modul
Stornierungs E-Mail

<h3>Stornierung Ihrer Anmeldung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}]</h3> 
<p>Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass Sie sich von der gebuchten Veranstaltung abgemeldet haben.</p> 
<p>Falls Sie bereits eine Zahlung an uns getätigt haben, so werden wir diese unter Einhaltung der aktuellen Stornierungsbedingungen erstatten.</p>
automatischer Versand aus dem Modul

Anmeldungs

E-Mail

nicht konfigurierbarautomatischer Versand aus dem Modul

Terminübersichts

E-Mail

nicht konfigurierbar

wenn gewünscht:

automatischer Versand aus dem Modul

Rückerstattungs

E-Mail

nicht konfigurierbarmuss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden

Standortbezogene Einstellungen 

Standortbezogene Einstellungen ergänzen oder überschreiben die Standard-Einstellungen.
Die Einstellungen findet man unter Einstellungen → Standorte. In dieser Tabelle muss das Zahnrad Icon neben der Spalte Events angeklickt werden. So können für jeden einzelnen Standort die Event Einstellungen angepasst werden.

Standort Einstellungen Events

Es gibt 3 Tabs, die standortbezogen angepasst werden können: Allgemein, PDF Layout und PaPal. Unter Allgemein werden die Einstellungen bzgl. des Anmeldeformulares editiert, im zweiten TAB kann eine standortbezogene Kopf- und Fußzeile editiert werden. Im TAB PayPal kann pro Standort 1 PayPal Konto verknüpft werden. Wenn Sie keine standortspezifischen Einstellungen hinterlegen, werden die allgemeinen Einstellungen übernommen. 

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "Allgemein".

FeldBeschreibung
Bearbeiter E-MailsHier können Sie mehrere Bearbeiter E-Mail Adressen hinterlegen. Diese E-Mail Adressen werden benutzt für die Anmeldungs-E-Mail und der Terminübersichts-E-Mail.
E-Mail FooterHier kann ein individueller E-Mail Footer für die E-Mails hinterlegt werden, die aus diesem Standort verschickt werden. Somit können die korrekten Standort-Informationen wie Telefonnummer und E-Mail Adresse die automatischen E-Mails ergänzen.
AGB-LinkHier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinterlegt.
DatenschutzlinkHier wird der Hyperlink zu der Datenschutzerklärung eingefügt.
Stornierungs-Text

Hier können die Stornobedingungen des jeweiligen Standortes eingegeben werden. Es kann direkt ein Text eingegeben werden oder eine umfangreiche
Erklärung zu den Stornobedingungen des Veranstalters.


Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "PDF-Layout"

FeldBeschreibung
Geschäftspapier KopfzeileHier können Sie die Kopfzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen
Layout gestaltet werden. Oftmals wird in der Kopfzeile das Firmenlogo und die Anschrift textlich hinterlegt.
Pro Standort kann eine eigene Kopfzeile hinterlegt werden.
Geschäftspapier Fußzeile

Hier können Sie die Fußzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen
Layout gestaltet werden. In der Fußzeile werden meistens die Zahlungsbedingungen und rechtlichen Hinweise platziert.

Pro Standort kann eine eigene Kopfzeile hinterlegt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem dritten Tab "Paypal".

FeldBeschreibung
Verknüpftes Paypal-KontoWenn Sie nicht das Standard-Paypal-Konto für Veranstaltungen auf den jeweiligen Standort benutzen wollen, können Sie hier ein anderes Paypal auswählen. 
Rechnungs-PrefixPrefix der vor der eigentlichen Rechnungsnr. steht, so kann beispielsweise direkt zwischen den Standorten unterschieden werden.
Das Rechnungs-Prefix kann nur einmalig pro Standort gesetzt werden, danach ist keine Änderung mehr möglich.
Start Rechnungsnr.

Ab dieser Nummer startet der Rechnungsnummerkreis (z.B. 10.000, alle weiteren Rechnungen werden ab dem Wert hochgezählt). Diese Einstellung kann nur einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach ist keine Änderung mehr möglich.

Start Gutschriftsnr.Falls Sie die Gutschriften freigeschaltet haben, so können Sie hier einen separaten Nummernkreis für Gutschriften hinterlegen. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Einstellung kann einmalig vorgenommen werden.
Erlaube Bezahlung vor OrtWenn diese Einstellung aktiviert ist, kann der Kunde seine Daten online einsehen und eine Buchungsbestätigung im Kundencenter ausdrucken oder sich abspeichern. Dann kann der Kunde mit der Buchungsbestätigung zu Ihnen ins Unternehmen kommen und dort in bar an der Kasse bezahlen. Alle wichtigen Daten für die Zahlung vor Ort sind auf der Buchungsbestätigung zu finden.
Firmenname für RechnungenHier kann einmalig pro Standort der offizielle Firmenname eingetragen werden. Dieser wird für die PDF Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gutschriften verwendet. Diese Einstellung kann einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach sind keine Änderungen mehr möglich.


Paypal-Konto verknüpfen 

Wichtig: Sie müssen vorher Ihre Paypal-Konten hinterlegen. Dies machen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → PayPal Konten.

Um für die Online-Bezahlung ein Paypal-Konto zu verknüpfen, klicken Sie auf Einstellungen → PayPal Einstellungen.

Im Tab "Paypal" wählen Sie das hinterlegte Paypal-Konto aus. Dies ist das Standard-PayPal Konto für alle Standorte.

Falls Sie pro Standort ein eigenes PayPal Konto hinterlegen möchten, so machen Sie das unter Einstellungen → Standorte → Zahnrad-Icon des jeweiligen Standortes. Pro Standort kann ein Konto hinterlegt werden. Klicken Sie auf "speichern", um die Einstellung zu übernehmen. Nach der Verknüpfung ist für jeden Termin der einen Brutto-Preis hinterlegt hat (dort wo ein MWST-Satz eingetragen ist) die Online-Bezahlung aktiviert.
Bezahlt ein Teilnehmer die Rechnung nicht und der Rechnungsstatus bleibt länger als 24 Stunden offen, so wird automatisch eine Zahlungserinnerungs E-Mail mit dem Frontend-Buchungs-Link verschickt. (siehe Zahlungserinnerung Benachrichtung)


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