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Dies ist die ursprüngliche Menüführung - sie wird Schritt für Schritt umgearbeitet.

  1. Anmeldungen einsehen
  2. Teilnehmer manuell hinzufügen
  3. E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer versenden
  4. E-Mail Benachrichtigungsverlauf einsehen
  5. PayPal Daten einsehen
  6. Teilnehmer manuell hinzufügenTeilnehmer ändern oder stornieren
  7. Beleg drucken
  8. Buchungsstatus einsehen
  9. Buchungsstatus setzen
  10. Teilnehmer anpassen
  11. Information Rechnungsstatus
  12. Rechnungsstatus ändern, Rechnungsadresse bearbeiten
  13. Frontend Buchungsdarstellung
  14. Google My Business Push
  15. Standortbezogene Benutzerberechtigungen erteilen

Organisation des Anmeldeprozesses
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Organisation
Organisation

1) Anmeldungen einsehen 
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Anmeldungen
Anmeldungen
/ Terminübersicht

Um eine Übersicht der aktuellen Teilnehmer zu haben, klicken Sie auf Redaktion → Veranstaltungen → Terminübersichtdas Dashboard.
Dort finden Sie alle Termine mit den jeweiligen Anmeldungszahlen und Freien sämtliche geplanten Events in der Zukunft.
Pro Event können Sie die jeweiligen Anmeldezahlen und die freien Plätzen in den letzten beiden Spalten der Tabelle ablesen.

Terminübersicht

Über den Button "Drucken" können Sie sich diese Auflistung von all Ihren Terminen Events ausdrucken.
Möchten Sie diese Übersicht als E-Mail erhalten, sehen Sie sich den folgenden Punkt an: Terminübersicht als E-Mail erhalten. Über das erste so gehen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → E-Mail Workflow auf das unterste Akkordeon und setzen dort den Haken in der Checkbox: Termin-Übersichts-E-Mail verschicken.

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Über das Dokument-Icon in der Tabelle können Sie sich dann für den jeweiligen Termin das jeweilige Event die Teilnehmerliste ansehen. Nun sind Sie in der Teilnehmerliste des jeweiligen Termins und können dort alle Anmeldungen detailliert einsehen. Auch ist an dieser Stelle die Möglichkeit gegeben, alle Teilnehmer über wichtige Rahmenbedingungen des Events zu informieren.

Teilnehmerübersicht

Beim Klick auf das jeweilige Akkordeon öffnen sich alle Details zur Buchung und zur Bezahlung des der jeweiligen Kunden.

Buchungs-Details

Oben auf der Seite Teilnehmerliste gibt es einige Features als Button, über die Sie Ihre Veranstaltung noch besser perfekt organisieren können.

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  • Über den Button 'Teilnehmer hinzufügen' können Sie einen neuen Kunden als Teilnehmer hinzufügen, dies ist z.B. wichtig, wenn sich Teilnehmer bei Ihnen in der Firma anmelden möchten und nicht digital über Ihre Website.
  • Über den Button 'E-Mail an alle Teilnehmer verschickenbenachrichtigen', können Sie wichtige Informationen zur Veranstaltung als Benachrichtigung vorab an alle Teilnehmer senden.
  • Der Button 'E-Mail Verlauf' zeigt Ihnen eine Historie aller Benachrichtigungen an die Teilnehmer an. So können Sie auch im Nachhinein nachvollziehen, welche E-Mails an die Teilnehmer verschickt wurden.
  • Über den Button "Excel-Export" können Sie eine Excel-Datei herunterladen, die alle Teilnehmer-Informationen enthält. Diese ist z.B. wichtig für die Einlasskontrolle am Tag des Events.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Nachricht an alle Teilnehmer aus dem Modul heraus:

2) Teilnehmer manuell hinzufügen
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Teilnehmer-hinzufügen
Teilnehmer-hinzufügen

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen".

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Es öffnet sich ein Overlay in dem Sie die Daten des Kunden und der Teilnehmer eintragen können.
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Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".


3) E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschicken 
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Benachrichtung
Benachrichtung

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtung an alle Teilnehmer verschicken setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie nun auf "E-Mail an alle Teilnehmer verschicken". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie alle Daten für die jeweilige E-Mail setzen können.

Sobald Sie auf "senden" klicken, wird die E-Mail an alle Teilnehmer verschickt.

...

Über den Button E-Mail Verlauf sehen Sie eine Historie über alle versendeten Nachrichten. Mit Hilfe der Akkordeon Funktion können Sie sich detailliert die Nachrichten ansehen.

...

4) E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen 
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Benachrichtungsverlauf
Benachrichtungsverlauf

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie dann auf "E-Mail Verlauf". Es öffnet sich ein Overlay wo Sie alle versandten E-Mail Benachrichtungen einsehen können.

E-Mail Verlauf

...

5) Paypal-Daten einsehen 
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Paypal-Daten
Paypal-Daten

Um die einzusehen mit welchen Paypal-Daten ein Teilnehmer bezahlt hat oder die Transaktion in Paypal wieder zu finden, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerübersicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klappen Sie das Akkordion mit dem entsprechenden Teilnehmer aus.
Sobald ein Teilnehmer eine Paypal-Zahlung durch geführt hat, taucht dort der Punkt "Paypal" auf.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, was die einzelnen Daten bedeuten.

...

Hier ein Beispiel für eine Rechnung:

...

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen". Es öffnet sich ein Overlay indem Sie die ganz normale Anmeldung durchführen können.
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Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".Falls Sie die Veranstaltung noch einen Opt-In oder eine Bezahlung konfiguriert hat, sollten Sie ggfs. noch die Bestätigung setzen / Rechnungsstatus ändern oder den Teilnehmer den Frontend-Buchungs-Link schicken.

6) Teilnehmer ändern oder stornieren
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Teilnehmer-ändern
Teilnehmer-ändern

Wenn Sie einen Teilnehmer vom Namen her ändern möchten, so können Sie das über die Teilnehmer Bearbeitung machen. Dazu gehen Sie in die Teilnehmerliste und klappen das Akkordeon auf auf Teilnehmer → Bearbeiten

...

Nun können Sie in dem Modal die Anrede, den Vornamen und den Nachnamen ändern. Zudem können Sie den Status verändern und somit ggf. auch einen Teilnehmer stornieren.

7) Beleg drucken
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Beleg-drucken
Beleg-drucken

Die Funktion "Beleg drucken", dient hauptsächlich dazu einen Beleg über die Buchung für die Kasse zu drucken.
Beispiel: Teilnehmer wird manuell hinzugefügt und soll jetzt den Betrag bezahlen.
              Dazu wird für den Teilnehmer die Buchungsbestätigung ausgedruckt und mit dieser kann er zur Kasse und bezahlen.
              Danach kommt der Teilnehmer zurück und zeigt den Kassenbon.

Dann wird der Rechnungsstatus für den Teilnehmer auf bezahlt gesetzt. 

offene Bezahlung

Beleg-Vorschau:

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8) Information zum Buchungsstatus 
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Info-Buchungsstatus
Info-Buchungsstatus

Der Anmeldestatus wird benötigt, um die korrekte Anzahl der freien Plätze für einen Termin zu berechnen.

AnmeldestatusBeschreibung
angemeldetDer Platz ist fest belegt. (dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn die Veranstaltung keinen Opt-In hat)
storniert

Der Platz ist wieder frei. (dieser Status kann manuell über den Adminbereich oder vom Benutzer über den Frontend-Buchungs-Link gesetzt werden)

unbestätigtDieser Platz ist für 24 Stunden belegt, wechselt der Status bis dahin nicht auf "angemeldet", so wird der Platz wieder frei. (dieser Status wird nach der Anmeldung mit Opt-In gesetzt) 

9) Buchungsstatus manuell setzen
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Buchungsstatus-setzen
Buchungsstatus-setzen

Haben Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt oder Kontakt mit dem Teilnehmer gehabt, aber er ist nicht in der Lage den Bestätigungslink zu klicken, so können Sie die Anmeldestatus manuell setzten.
Gehen Sie dafür in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins.
Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie beim Teilnehmer auf "bearbeiten".
Nun öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Daten und den Anmeldestatus des jeweiligen Benutzers setzen können. Hier können Sie auch Buchungen von einer Person auf eine andere übertragen.



Klicken Sie auf "speichern" sobald Sie die Daten angepasst haben.

10) Bearbeitung/Änderung der Teilnehmer
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Teilnehmer-anpassen
Teilnehmer-anpassen

Sie gehen in die Terminübersicht und dann in die Teilnehmerliste des jeweiligen Events. Oder Sie klicken direkt im Menü Veranstaltungen auf die Teilnehmersuche. Dann öffnen Sie das Akkordeon des jeweiligen Kunden und sehen die Details der Buchung. Unten neben dem jeweiligen Teilnehmer können Sie auf das Wort bearbeiten klicken und Sie gelangen in die Buchungsdetails des einzelnen Teilnehmers. 

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Hier können Sie die Anrede, den Namen und den Vornamen des Teilnehmers / der Teilnehmerin ändern.

11) Informationen zum Rechnungsstatus 
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Info-Rechnungsstatus
Info-Rechnungsstatus

Der Rechungsstatus steht im Standard immer auf "offen". 
Nur bei einer verifizierten Paypal-Zahlung wird der Rechnungsstatus automatisch auf "bezahlt" gesetzt.
Sie können jedoch den Rechnungsstatus auch manuell setzen. Dies ist wichtig, bei einer Bezahlung vor Ort. Dann können Sie dort die Information zum Kassenbon bzw. zur Rechnung in das Veranstaltungs-Modul eintragen.

12) Rechnungsstatus manuell setzten / Bearbeitung Rechnungsadresse 
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Rechnungsstatus-setzen
Rechnungsstatus-setzen

Wenn Sie den Rechnungsstatus manuell setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins. Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie auf "Rechnungsdaten bearbeiten".
Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Rechnungsadresse, sowie den Rechnungsstatus manuell setzen können.

Zusätzlich können Sie auch eine Rechnungs-Info hinzufügen. Dies ist ein Freitextfeld und Sie können dort die Rechnungsnummer bzw. die Kassenbon Nummer eintragen.
Rechnungsdaten bearbeiten

Klicken Sie auf "speichern", sobald Sie alle Daten angepasst haben.

13) Frontend Buchungsdarstellung 
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Frontend-Buchungsdarstellung
Frontend-Buchungsdarstellung

Die Frontend Buchungsdarstellung ermöglicht es den Teilnehmer nochmal alle Daten einzusehen und ggfs. noch die offenstehende Paypal-Zahlung zu begleichen oder zu stornieren.
Den Link für den jeweiligen Teilnehmer findet man in der Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins.
Wählen Sie dort den jeweiligen Teilnehmer aus und klicken Sie auf "Frontend Buchungsdarstellung".

Nun öffnet sich Ihre Webseite mit einem Formular zur Eingabe des Namen und Vornamen, sobald man . Sobald hier die korrekt korrekten Daten einträgt eingetragen werden und auf den Button

"Daten einsehen" klickengeklickt wird, kommt gelangt man zur Detailansicht der Teilnehmer-Buchungsdarstellung.

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Die Paypal Bezahlung ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat und sich keine Paypal-Rechnung im Prozess befindet.
Stornieren kann der Teilnehmer nur, wenn er noch nicht bezahlt hat und keine Paypal-Rechnung sich im Prozess befindet.

14) Google MyBusiness Push 
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Google-Push
Google-Push

Damit die Veranstaltungen passend in den jeweiligen Google MyBusiness Account gepusht werden, müssen Sie auf folgende Dinge achten:

  • Im CMS muss ein Google MyBusiness Konto eingerichtet werden (siehe: Google MyBusiness Konto einrichten)
  • Die Standorte müssen mit dem passenden Google MyBusiness Konto verknüpft werden (siehe: Standort mit Google MyBusiness verknüpfen)
  • Die Veranstaltung hat folgende Basisklassen gepflegt:
    • Headline
    • Teaser
    • Google Mybusiness Push (muss auf "Ja" stehen)
    • Aktiven Termin mit einem mit Google MyBusiness verknüpften Standort

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Um einen Benutzer so einzustellen, dass er nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für einen jeweiligen Standort übernehmen kann, klicken Sie auf Setup System → Veranstaltungs-Einstellungen → Berechtigungen.
Klicken Sie nun auf "N E U". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Berechtigung, Benutzer und die jeweiligen Standorte auswählen können.
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