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Dies ist die ursprüngliche Menüführung - sie wird Schritt für Schritt umgearbeitet.

  1. Veranstaltungs Modul
  2. 55083415Anmeldungen einsehen
  3. Teilnehmer manuell hinzufügen55083415
  4. Informationen zum Anmeldestatus
  5. Anmeldestatus manuell setzen / Bearbeitung Teilnehmer
  6. Information zum Rechnungsstatus
  7. Rechnungsstatus manuell setzen / Bearbeitung Rechnungsadresse
  8. E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschickenversenden
  9. E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen
  10. 55083415
  11. 55083415
  12. 55083415
  13. Veranstaltungs Modul#Standortgebundene Benutzerberechtigungen erteilenBenachrichtigungsverlauf einsehen
  14. PayPal Daten einsehen
  15. Teilnehmer ändern oder stornieren
  16. Beleg drucken
  17. Buchungsstatus einsehen
  18. Buchungsstatus setzen
  19. Teilnehmer anpassen
  20. Information Rechnungsstatus
  21. Rechnungsstatus ändern, Rechnungsadresse bearbeiten
  22. Frontend Buchungsdarstellung
  23. Google My Business Push
  24. Standortbezogene Benutzerberechtigungen erteilen

Organisation des Anmeldeprozesses
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Organisation
Organisation

1) Anmeldungen einsehen 
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Anmeldungen

...

Anmeldungen

...

/ Terminübersicht

Um eine Übersicht der aktuellen Teilnehmer zu haben, klicken Sie auf Redaktion → Veranstaltungen → Terminübersichtdas Dashboard.
Dort finden Sie alle Termine mit den jeweiligen Anmeldungszahlen und Freien sämtliche geplanten Events in der Zukunft.
Pro Event können Sie die jeweiligen Anmeldezahlen und die freien Plätzen in den letzten beiden Spalten der Tabelle ablesen.

TerminübersichtImage RemovedImage Added

Über den Button "Drucken" können Sie sich diese Auflistung von all Ihren Terminen Events ausdrucken.
Möchten Sie diese Übersicht als E-Mail erhalten, sehen Sie sich den folgenden Punkt an: Terminübersicht als E-Mail erhalten

Über das erste Icon in der Tabelle können Sie sich dann für den jeweiligen Termin die Teilnehmerliste ansehen. Nun sind Sie in der Teilnehmerliste des jeweiligen Termins und können dort alle Anmeldungen detailliert einsehen.

TeilnehmerübersichtImage Removedso gehen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → E-Mail Workflow auf das Akkordeon 'Terminübersichts E-Mail' und setzen dort den Haken in der Checkbox: Termin-Übersichts-E-Mail verschicken. An dieser Stelle können Sie auch das Intervall in Tagen für den Versand der E-Mail eintragen.

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Auf dem Dashboard können Sie für jeden Event-Termin das icon 'Teilnehmerliste' anklicken. Dann landen Sie in der Übersicht des jeweiligen Event-Termins. Dort können Sie alle Anmeldungen detailliert einsehen und somit neben den Kundendaten auch die Teilnehmerdaten einsehen und ggf. ändern. Über die blauen Buttons über den Veranstaltungsinfos ist die Möglichkeit gegeben, alle Teilnehmer über wichtige Rahmenbedingungen des Events zu benachrichtigen. Sie können beispielsweise eine Benachrichtigung kurz vor dem Event verschicken mit einem Terminhinweis und einer Liste, was mitzubringen ist zum Event.

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Beim Klick auf das jeweilige Akkordeon öffnen sich alle Details zur Buchung und zur Bezahlung des der jeweiligen Kunden.

Buchungs-Details

Oben auf der Seite Teilnehmerliste gibt es einige Features als Button, über die Sie Ihre Veranstaltung noch besser perfekt organisieren können.

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  • Über den Button 'Teilnehmer hinzufügen' können Sie einen neuen Kunden als Teilnehmer hinzufügen, dies ist z.B. wichtig, wenn sich Teilnehmer bei Ihnen in der Firma anmelden möchten und nicht digital über Ihre Website.
  • Über den Button 'E-Mail an alle Teilnehmer verschickenbenachrichtigen', können Sie wichtige Informationen zur Veranstaltung als Benachrichtigung vorab an alle Teilnehmer senden. Sie können im E-Mail Workflow Vorlagen für Benachrichtigungen hinterlegen.
  • Der Button 'E-Mail Verlauf' zeigt Ihnen eine Historie aller Benachrichtigungen an die Teilnehmer an. So können Sie auch im Nachhinein nachvollziehen, welche E-Mails an die Teilnehmer verschickt wurden.
  • Der Button 'Termin Verlauf' zeigt Ihnen Terminverschiebungen an. Somit können Sie nach einer Terminverschiebung die Historie erkennen.
  • Über den Button "Excel-Export" können Sie eine Excel-Datei herunterladen, die alle Teilnehmer-Informationen enthält. Diese ist z.B. wichtig für die Einlasskontrolle am Tag des Events.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Nachricht an alle Teilnehmer aus dem Modul heraus:

2) Teilnehmer manuell hinzufügen
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Teilnehmer-hinzufügen
Teilnehmer-hinzufügen

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen".

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Es öffnet sich ein Overlay in dem Sie die Daten des Kunden und der Teilnehmer eintragen können.
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Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".


3) E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschicken 
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Benachrichtung

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Benachrichtung

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtung an alle Teilnehmer verschicken setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie nun auf "E-Mail an alle Teilnehmer verschicken". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie alle Daten für die jeweilige E-Mail setzen können.

Sobald Sie auf "senden" klicken, wird die E-Mail an alle Teilnehmer verschickt.

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Über den Button E-Mail Verlauf sehen Sie eine Historie über alle versendeten Nachrichten. Mit Hilfe der Akkordeon Funktion können Sie sich detailliert die Nachrichten ansehen.

4) E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen 
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...

Benachrichtungsverlauf

...

Benachrichtungsverlauf

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie dann auf "E-Mail Verlauf". Es öffnet sich ein Overlay wo Sie alle versandten E-Mail Benachrichtungen einsehen können.

E-Mail Verlauf

5) Paypal-Daten einsehen 
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Paypal-Daten

...

Paypal-Daten

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Um die einzusehen mit welchen Paypal-Daten ein Teilnehmer bezahlt hat oder die Transaktion in Paypal wieder zu finden, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerübersicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klappen Sie das Akkordion mit dem entsprechenden Teilnehmer aus.
Sobald ein Teilnehmer eine Paypal-Zahlung durch geführt hat, taucht dort der Punkt "Paypal" auf.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, was die einzelnen Daten bedeuten.

...

Über die Teilnehmerliste können Sie mit dem Klick auf das Akkordeon des jeweiligen Kunden jede einzelne Buchung einsehen.

...

Nach dem Klick auf den jeweiligen Teilnehmer Kunden öffnet sich das Akkordeon mit allen wesentlichen Daten zur Buchung und zur Bezahlung. Wenn Sie den Paypal-Verlauf anschauen möchten, klicken Sie auf "Paypal-Meldungen". Dort finden Sie die History, sowie die von Paypal ausgeführten Webhooks. So können Sie nachvollziehen, wann was genau passiert ist.

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Hier ein Beispiel für eine Rechnung:

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6) Teilnehmer ändern oder stornieren
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Teilnehmer

...

-ändern
Teilnehmer

...

-ändern

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen vom Namen her ändern möchten, so können Sie das über die Teilnehmer Bearbeitung machen. Dazu gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen". Es öffnet sich ein Overlay indem Sie die ganz normale Anmeldung durchführen können.
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Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".
Falls Sie die Veranstaltung noch einen Opt-In oder eine Bezahlung konfiguriert hat, sollten Sie ggfs. noch die Bestätigung setzen / Rechnungsstatus ändern oder den Teilnehmer den Frontend-Buchungs-Link schicken.

Teilnehmerliste und klappen das Akkordeon auf auf Teilnehmer → Bearbeiten

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Nun können Sie in dem Modal die Anrede, den Vornamen und den Nachnamen ändern. Zudem können Sie den Status verändern und somit ggf. auch einen Teilnehmer stornieren.

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7) Beleg drucken
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Beleg-drucken
Beleg-drucken

Die Funktion "Beleg drucken", dient hauptsächlich dazu einen Beleg über die Buchung für die Kasse zu drucken.
Beispiel: Teilnehmer wird manuell hinzugefügt und soll jetzt den Betrag bezahlen.
              Dazu wird für den Teilnehmer die Buchungsbestätigung ausgedruckt und mit dieser kann er zur Kasse und bezahlen.
              Danach kommt der Teilnehmer zurück und zeigt den Kassenbon.

Dann wird der Rechnungsstatus für den Teilnehmer auf bezahlt gesetzt. 

offene Bezahlung

Beleg-Vorschau:

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8) Information zum

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Buchungsstatus 
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Info-Buchungsstatus
Info-Buchungsstatus

Der Anmeldestatus wird benötigt, um die korrekte Anzahl der freien Plätze für einen Termin zu berechnen.

AnmeldestatusBeschreibung
angemeldetDer Platz ist fest belegt. (dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn die Veranstaltung keinen Opt-In hat)
storniert

Der Platz ist wieder frei. (dieser Status kann manuell über den Adminbereich oder vom Benutzer über den Frontend-Buchungs-Link gesetzt werden)

unbestätigtDieser Platz ist für 24 Stunden belegt, wechselt der Status bis dahin nicht auf "angemeldet", so wird der Platz wieder frei. (dieser Status wird nach der Anmeldung mit Opt-In gesetzt) 

...

9) Buchungsstatus manuell setzen

...

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...

Buchungsstatus-setzen

...

Buchungsstatus-setzen

Haben Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt oder Kontakt mit dem Teilnehmer gehabt, aber er ist nicht in der Lage den Bestätigungslink zu klicken, so können Sie die Anmeldestatus manuell setzten.
Gehen Sie dafür in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins.
Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie beim Teilnehmer auf "bearbeiten".
Nun öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Daten und den Anmeldestatus des jeweiligen Benutzers setzen können. Hier können Sie auch Buchungen von einer Person auf eine andere übertragen.



Klicken Sie auf "speichern" sobald Sie die Daten angepasst haben.

10) Bearbeitung/Änderung der Teilnehmer
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Teilnehmer-anpassen
Teilnehmer-anpassen

Sie gehen über das Dashboard mit Klick auf das Listen-Icon in die Teilnehmerliste des jeweiligen Events. Oder Sie klicken direkt im Menü Veranstaltungen auf die Teilnehmersuche. Dann öffnen Sie das Akkordeon des jeweiligen Kunden und sehen die Details der Buchung. Unten neben dem jeweiligen Teilnehmer können Sie auf das Wort bearbeiten oder auf den Namen des Teilnehmers klicken und Sie gelangen in die Buchungsdetails des einzelnen Teilnehmers. Hier können Sie z.B. eine Stornierung vornehmen. Dazu müssen Sie den Status von angemeldet auf storniert ändern und dann in das Eingabefeld den Grund der Stornierung eintragen. Dies dient der Nachverfolgung von Abmeldungen.

Diese Details zur Buchung können je nach Anmelde-Prozess sehr kurz sein oder einen längeren Prozess beinhalten. Es gibt unterschiedliche Blöcke, die je nach Anmeldung und Zahlung und ggfs. sogar nach einer Rückzahlung eingeblendet werden. Auch durch die Anzahl der Teilnehmer können die Buchungsdetails kürzer oder länger ausfallen.

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Hier können Sie die Anrede, den Namen und den Vornamen des Teilnehmers / der Teilnehmerin ändern.

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11) Informationen zum Rechnungsstatus 
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...

Info-Rechnungsstatus

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Info-Rechnungsstatus

Der Rechungsstatus steht im Standard immer auf "offen". 
Nur via eine verifizierte bei einer verifizierten Paypal-Zahlung wird der Rechnungsstatus automatisch auf "bezahlt" gesetzt.
Sie können jedoch den Rechnungsstatus auch manuell setzen. Dies ist wichtig, bei einer Bezahlung vor Ort. Dann können Sie dort die Information zum Kassenbon bzw. zur Rechnung in das Veranstaltungs-Modul eintragen.

12) Rechnungsstatus manuell setzten / Bearbeitung Rechnungsadresse 
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Rechnungsstatus-setzen
Rechnungsstatus-setzen

Wenn Sie den Rechnungsstatus manuell setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins. Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie auf "Rechnungsdaten bearbeiten".
Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Rechnungsadresse, sowie den Rechnungsstatus manuell setzen können.

Zusätzlich können Sie auch eine Rechnungs-Info hinzufügen. Dies ist ein Freitextfeld und Sie können dort die Rechnungsnummer bzw. die Kassenbon Nummer eintragen.
Rechnungsdaten bearbeiten

Klicken Sie auf "speichern", sobald Sie alle Daten angepasst haben.

13) Frontend Buchungsdarstellung 
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Frontend-Buchungsdarstellung
Frontend-Buchungsdarstellung

Die Frontend Buchungsdarstellung ermöglicht es den Teilnehmer nochmal alle Daten einzusehen und ggfs. noch die offenstehende Paypal-Zahlung zu begleichen oder zu stornieren.
Den Link für den jeweiligen Teilnehmer findet man in der Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins.
Wählen Sie dort den jeweiligen Teilnehmer aus und klicken Sie auf "Frontend Buchungsdarstellung".

Nun öffnet sich Ihre Webseite mit einem Formular zur Eingabe des Namen und Vornamen, sobald man . Sobald hier die korrekt korrekten Daten einträgt eingetragen werden und auf den Button

"Daten einsehen" klickengeklickt wird, kommt gelangt man zur Detailansicht der Teilnehmer-Buchungsdarstellung.

...

Die Paypal Bezahlung ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat und sich keine Paypal-Rechnung im Prozess befindet.
Stornieren kann der Teilnehmer nur, wenn er noch nicht bezahlt hat und keine Paypal-Rechnung sich im Prozess befindet.

14) Google MyBusiness Push 
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Google

...

-Push
Google

...

-Push

Damit die Veranstaltungen passend in den jeweiligen Google MyBusiness Account gepusht werden, müssen Sie auf folgende Dinge achten:

  • Im CMS muss ein Google MyBusiness Konto eingerichtet werden (siehe: Google MyBusiness Konto einrichten)
  • Die Standorte müssen mit dem passenden Google MyBusiness Konto verknüpft werden (siehe: Standort mit Google MyBusiness verknüpfen)
  • Die Veranstaltung hat folgende Basisklassen gepflegt:
    • Headline
    • Teaser
    • Google Mybusiness Push (muss auf "Ja" stehen)
    • Aktiven Termin mit einem mit Google MyBusiness verknüpften Standort

...

Um einen Benutzer so einzustellen, dass er nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für einen jeweiligen Standort übernehmen kann, klicken Sie auf Setup System → Veranstaltungs-Einstellungen → Berechtigungen.
Klicken Sie nun auf "N E U". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Berechtigung, Benutzer und die jeweiligen Standorte auswählen können.
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Mit diesen Einstellungen auf dem Screenshot, darf der Benutzer "David Raschper" nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für den Standort "strait GmbH" vornehmenDer Push zu Google erfolgt entweder am Veranstaltungsort, oder am Veranstalter oder falls Sie das wünschen, an mehrerern Google My Business Standorten. Das hängt vom einzelnen Event-Termin ab.

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Bei diesem Beispiel Event-Termin wird die Veranstaltungen auf 3 Google My Business Standorten ausgespielt: München-Nord, München-Süd und Musterstadt. Eine Mehrfach-Auswahl ist möglich.


15) Erstattungsanweisung erstellen und ggf. ausdrucken

Wenn ein Teilnehmer rechtzeitig storniert, so können Sie ihm den Ticketpreis oder einen Teil des Ticketpreises erstatten. Wir empfehlen für die Erstattung den gleichen Zahlungsweg zu nutzen, den der Kunde beim Ticketkauf genutzt hat. Wenn ein Kunde das Ticket bei Ihnen im Markt an der Kasse gekauft hat, so sollte die Erstattung ebenfalls über die Kasse erfolgen.

Sobald Sie einen Teilnehmer stornieren, taucht der blaue Button 'Erstattungsanweisung erstellen' auf. Sie klicken auf den Button und tragen die Daten für die Erstattungsanweisung ein. Das Event-Modul erzeugt daraufhin automatisch ein PDF Dokument. Mit diesem Dokument kann der Kunde sich an der Kasse den Ticketpreis auszahlen lassen. Sie können die Erstattungsanweisung für 1 Person oder für mehrere Personen erstellen, je nachdem, wieviele Tickets storniert werden. Als Maximalbetrag kann der Ticketpreis ausgewählt werden, es ist jedoch möglich einen niedrigeren Preis zu erstatten, wenn Sie dies vorher in Ihren Stornobedingungen so festgelegt haben.

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16) Gutschrift direkt im Event-Modul erstellen

Wenn ein Kunde bei Ihnen direkt per PayPal seine Tickets bezahlt, und automatisch eine Rechnung aus dem Modul heraus bekommen hat, so sind die Rechnungen gespeichert. Sollte nun durch eine Stornierung eine Rückzahlung an den Kunden stattfinden, so ist es ggf. sinnvoll auch eine automatische Gutschrift aus dem Event-Modul zu generieren.

Dies machen Sie mit dem Klick auf den Button 'Gutschrift erstellen'. Daraufhin öffnet sich das folgende Modal, welches Sie passend ausfüllen. Mit dem Klick auf 'speichern' wird die Gutschrift als PDF Dokument erstellt und automatisch per E-Mail an den Kunden übermittelt.

Im Anschluss daran, führen Sie die Rückzahlung per PayPal durch.

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16) standortbezogene Berechtigungen
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Berechtigungen
Berechtigungen

Für jeden Standort empfehlen wir mindestens 2 Bearbeiter E-Mail Adressen zuzufügen. Eine Adresse für die Organisation des Events und eine Adresse für die Abrechnung der Events. Die Bearbeiter E-Mail Adressen bekommen die wesentlichen Status-E-Mails, die aus dem Event-Modul heraus automatisch verschickt werden. Somit kann über das E-Mail Postfach schnell nachvollzogen werden, wieviele Teilnehmer sich anmelden und ob es Namensänderungen oder gar Stornierungen gibt.

Zusätzlich zu den Bearbeiter-E-Mail Adressen können einzelne Mitarbeiter einen Zugang zum BACKEND des Event-Moduls erhalten. Hier empfehlen wir ebenfalls pro Standort mindestens 2 Benutzer anzulegen.

Es gibt zwei unterschiedliche Berechtigungsstufen, die gesetzt werden können:

  • Buchhaltungsberechtigung
  • Teilnehmermanagement-Berechtigung

Für jeden Veranstalter und auch für jeden Veranstaltungsort können die Berechtigungen gesetzt werden.

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Die dritte Berechtigung ist im Prinzip die vollumfängliche Berechtigung, welche für diejenigen Nutzer gilt, bei denen keine Berechtigungs-Stufe gesetzt wurde.