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Dokumentation zum strait Redaktionssystem

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Unter dem Menüpunkt Redaktion → Terminplaner kommen Sie zu den Buchungen und Einstellungen vom Terminplaner.

Möchten Sie den Terminplaner nutzen, so lassen Sie sich dieses bitte zunächst durch den Support (redaktion@strait.de) freigeben.

Inhalt:

1) Terminbuchung #Dashboard
2) Terminbuchung #Kalender/Ressourcen
3) Terminbuchung #Produkte/Dienstleistungen
4) Terminbuchung #E-Mail Workflow
5) Terminbuchung #Website-Modul
6) Terminbuchung #ICS (Online-Kalender)-Link erstellen


Das WebIntegrations Modul - kurz WIM- Terminbuchung unterstützt Sie beim Terminmanagement mit Ihren Kunden. Die Kunden und Interessenten können mit Hilfe des Moduls 24/7 passende Termine bei Ihnen, bei sich zu Hause oder online buchen. Mit Nutzung des ICS Links werden diese Termine dann einfach und sicher in die Smartphone Kalender der Kunden übertragen.

Der integrierte E-Mail Workflow hilft Ihnen dabei, die Verbindlichkeit der Buchungen zu erhöhen, da im Standard per Opt-In Verfahren die Terminbestätigung erfolgt. Zusätzlich wird automatisch eine E-Mail Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin an die Kunden verschickt. Auch Sie als Firma werden automatisch per E-Mail aus dem Modul heraus informiert, wenn es neue Buchungen, Terminverschiebungen oder gar Stornierungen gibt. Wenn Sie den ICS Link als Internetkalender in Ihr Kalender-System integrieren, dann werden alle Änderungen direkt in Ihrem täglich genutzten digitalen Kalender gespeichert.

Nun zur Funktionsweise des Moduls Terminbuchung. 

Dashboard: 

Sie starten auf dem Dashboard. Dort finden Sie in dem Haupt-Kalender eine Übersicht aller gebuchten Termine. Zudem sehen Sie hier Ihre geblockten Zeiten, an denen keine Termine gebucht werden können, dabei handelt es sich beispielsweise um Urlaubstage oder Feiertage.
Über die Suche können Sie mit Hilfe von Checkboxen und der Suchleiste bestimmte Buchungen filtern. 

Dashboard Kalender

Je nachdem welchen Status die Terminbuchung hat, wird diese im Kalender in unterschiedlichen Farben angezeigt:

  • blau: Termin wurde vom Kunden bestätigt
  • orange: Termin wurde noch nicht - per Double-Opt-In - vom Kunden bestätigt
  • rot: Zeiten werden blockiert, z.B. wegen Urlaub oder an Feiertagen oder ein Termin wurde storniert.

Wenn ein Termin nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigt worden ist, kann der Termin erneut von jemand anderem gebucht werden. Es kann also vorkommen, dass es mehrere Buchungen für den gleichen Zeitraum für die gleiche Ressource gibt, wenn diese vom Kunden noch nicht bestätigt wurden. Dies hilft die Kalender besser auszulasten.

Details zum Termin

Unter dem Kalender ist eine Liste mit den künftigen Terminen zu finden. Wenn Sie in der ersten Spalte der Tabelle auf das blaue Bearbeiten-Icon klicken, wird Ihnen rechts neben dem Kalendar der vollständige Termin angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf die Buchung stornieren oder auf einen neuen Termin verschieben.

Kalender | Ressourcen: 

Die Ressourcen finden Sie unter dem Menüpunkt → Kalender.
Jede Ressource ist ein Kalender. Sie können beispielsweise pro Person, pro Raum, pro Gerät oder pro Abteilung eine Ressource anlegen.

Tabelle alle Ressourcen

Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU". Nun geben Sie in die Eingabemaske alle wichtigen Rahmendaten der jeweiligen Ressource an.

Details Ressource

FeldBeschreibung / Nutzung
Kalender NameDies ist der Arbeitsname für Sie in der Übersichtstabelle
E-Mail

An diese E-Mail Adresse werden die Buchungen in diesem Kalender / in dieser
Ressource geschickt. Sie haben die Möglichkeit mit einem Komma getrennt, mehrere
E-Mail Adressen zu hinterlegen

StandortHier kann der Standort der Ressource gepflegt werden, das Feld ist optional
Überschneidbare BuchungenSie tragen hier die Anzahl ein, der Personen, die gleichzeitig einen Termin buchen können.
E-Mail Footer

Sie können hier den Footer für die Status-E-Mails eingeben. Der Standard Footer wird
damit überschrieben. So ist es beispielsweise möglich, für externe Dienstleister den E-Mail
Abspann anzupassen.

Absender E-MailIn diesem Feld können Sie eine individuelle Absender-Adresse einpflegen, diese überschreibt
dann die Standard-Einstellungen.


Geben Sie der neuen Ressource einen Namen und eine E-Mail Adresse. Bei neuen Buchungen, Verschiebungen und Stornierungen werden die Informationen an diese E-Mail Adresse gesendet. Sie können mit einem Komma getrennt mehrere Adressen einfügen.  
Nun tragen Sie die verfügbaren Zeiträume der jeweiligen Ressource ein. Diese Zeiten sind im Kalender für den Kunden später als grüne - also freie Termine zu sehen.

Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie in die Übersichtstabelle und klicken auf das Bearbeiten-Icon der jeweiligen Ressource.
Wenn Sie den Status einer Ressource auf "deaktiviert" setzen, werden der Ressource keine neuen Buchungen zugeteilt.

Um einen Kalender für eine Ressource anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Kalender-Icon in der Ressourcenübersicht.

Dann gelangen Sie in die Kalenderansicht der jeweiligen Ressource

Der angezeigte Ressourcen Kalender lässt sich genauso bedienen, wie der Haupt-Kalender auf dem Modul Dashboard. Über die schwarzen Buttons 'Monat', 'Woche' und 'Tag' können Sie die Ansicht des Kalenders verändern.

Zudem können Sie hier blockierte Zeiten zu einer Ressource hinzufügen. Dies ist z.B. sinnvoll um Urlaubstage von Mitarbeitern im Kalender zu berücksichtigen.
Ziehen Sie dafür einfach den Block "8 Stunden blockieren" oder "1 Tag blockieren" auf das jeweilige Datum und die jeweilie Uhrzeit. Das funktioniert am besten in der Tages Ansicht des Kalenders.

Zeiten blockieren


Wenn Sie in die Wochenansicht wechseln, können Sie die genaue Start/End-Zeit definieren oder die Blockierung auf mehrere Tage ausdehnen.

Eine blockierte Zeit hat keine Auswirkungen auf bestehende Buchungen die sich eventuell überscheiden. Diese müssten separat informiert werden. Es können lediglich keine neuen Buchungen für diese Zeit erstellt werden. Eine Ressource lässt sich nur löschen, wenn es keine zukünftigen Buchungen mehr gibt. 

Produkte/Dienstleistungen: 

Unter dem Menüpunkt Produkte können die Dienstleistungen angelegt werden, die Sie online terminieren möchten. Beispiele sind Beratungstermine, Werkstatt Termine, Besichtigungen, vor Ort Termine, Online Beratungen usw.

Um ein Produkt zu bearbeiten, gehen Sie in die Produktübersicht und klicken auf das Bearbeiten-Icon des jeweiligen Produktes. Sie können das Produkt auch mit Hilfe des Status deaktivieren, dadurch kann das Produkt dann nicht mehr gebucht werden. Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU". Dann erscheint die folgende Eingabemaske.

Termin Details

Geben Sie dem Produkt einen Namen, sowie eine Dauer in Minuten. Zusätzlich können Sie Rüst- oder Fahrtzeiten angeben, die vor und/oder nach dem Termin als Puffer-Zeiten zu berücksichtigen sind. Damit das Produkt gebucht werden kann, müssen Sie mindestens eine Ressource hinzufügen.
Wenn das Produkt mehrere Ressourcen hat und mehrere Ressourcen zu einem bestimmten Termin verfügbar sind, wird zufällig eine Ressource ausgewählt.

Als Terminort können Sie mehrere Optionen angeben:

  • online Termine
  • im Unternehmen - falls der Termin im Unternehmen stattfindet, wählen Sie zudem einen Standort aus. Sie können am Produkt auch die Kontaktdaten angeben, die dann in den E-Mails als Footer angezeigt werden.
  • beim Kunden - diese Option fügt drei zusätzliche Pflichtfelder in der Terminbuchung hinzu (Straße und Hausnummer, PLZ und Ort)

Mit Hilfe des Teasers können Sie einen zusätzlichen Text unterhalb des Produktnames anzeigen lassen. So lässt sich die Dienstleistung kurz erklären.
In der folgenden Tabelle sind sämtliche Felder, die Sie anpassen können noch einmal kurz zusammengefasst.

FeldBeschreibung / Nutzung
NameName des Produktes / bzw. der Dienstleistung
TeaserKurzbeschreibung zum buchbaren Termin
Dauer in Minuten

Hier geben Sie die Termindauer in Minuten an

Vor PufferzeitVor- und Nachpuffer Zeiten sind für Rüstzeiten oder Fahrtzeiten zum Kunden sinnvoll.
Nach PufferzeitVor- und Nachpuffer Zeiten sind für Rüstzeiten oder Fahrtzeiten zum Kunden sinnvoll.
RessourcenHier wird der Kalender/ die Ressourche angegeben, in dem gebucht werden soll.
Bestätigungs E-MailHier können Sie einen produktbezogenen E-Mail Text eingeben.

Opt-In E-Mail

Hier können Sie einen produktbezogenen E-Mail Text eingeben.
Terminort'im Unternehmen' 'beim Kunden' oder 'online-Termin' kann ausgewählt werden 
Vorausbuchung in TagenDiese Angabe definiert den Zeitraum, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können.
ArchivauswahlHier können Sie die Archiv-Funktion für die Gruppierung von Terminen nutzen.

Möchten Sie, dass der Termin z.B. nur 30 Tage vorher gebucht werden kann, fügen Sie eine "Vorausbuchung (in Tagen)" hinzu. Sie können zudem die Bestätigungs- und Optin-Email überschreiben und so den E-Mail Workflow pro Produkt individualisieren. Wenn Sie Produkte gruppieren wollen (z.B. in Standorten/Abteilungen) können Sie beim Produkt eine Archivzuordnung vornehmen. Falls im Modul später ein Startarchiv ausgewählt ist, wird das Produkt nur angezeigt wenn es im jeweiligen Archiv zugeordnet worden ist.

Formularfelder editieren


Um im Terminbuchungsformular weitere Felder hinzuzufügen, klicken Sie in der Produktbearbeitung auf den Tab "Zusätzliche Formularfelder". Dies ist wichtig, damit Ihnen die Kunden bereits vor dem Termin wichtige Daten nennen können. Dies kann die Vorbereitung auf den Termin für Ihre Mitarbeiter vereinfachen.

Klicken Sie auf den Button "Neues Feld hinzufügen", um ein neues Formularfeld anzulegen.
Sie können nur zwischen vier Feldtypen wählen:

  • Text - normales Textfeld, einzeilig
  • Textarea - großes Textfeld, mehrzeilig
  • Checkbox - zum Anhaken/Aktivieren von Merkmalen. Wenn Sie möchten auch mit zusätzlichen Zeiten.
  • Select - Auswahl von mehreren Optionen. Wenn Sie möchten, können die Optionen auch mit zusätzlichen Zeiten versehen werden.
  • Label - dies ist eine Zwischenüberschrift für das Formular
  • versteckte URL - hier können Merkmale für das Tracking gesetzt werden. Beispiele: Wer bucht einen Termin nach einer Newsletter Kampagne oder nach einem facebook post...

Geben Sie an, welche Überschrift/Label das Feld haben soll und ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt. Bei Feldtyp Select müssen Sie zudem mehrere Optionen anlegen, die der Kunde dann auswählen kann.

Über den Bewegungs-Icon können Sie die Reihenfolge der Felder via Drag´n Drop verschieben. Über den Button "Feld löschen" können Sie ein Formularfeld löschen.

Beispiel: Produktzeiten verlängern durch den Kunden

Sowohl bei Checkbox Feldern als auch bei Select Feldern können Sie optionale Verlängerungszeiten definieren. Für jede Option können Sie eine zusätzliche Zeit definieren. Wenn der Kunde dann diese Option auswählt, wird der Termin um diese Zeit verlängert.
Dies ist bei einer Checkbox auch möglich.



Ein Produkt lässt sich nur löschen, wenn es keine zukünftigen Buchungen mehr gibt.

E-Mail Workflow 

Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → Einstellungen.

E-Mail Workflow anpassen

Hier ist eine Akkordeon Funktionalität hinterlegt, mit dem Klick auf die blau-hinterlegte Zeile öffnen sich die editierbaren Felder.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.

FeldBeschreibung/Nutzung
Absender-E-MailGibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mail verschickt werden.
Bestätigungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Bestätigungs-E-Mail an.
Bestätigungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.
Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschickenGibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem Kalender speichern.
Opt-In-Email BetreffGibt den Betreff der Opt-In-E-Mail an.
Opt-In-Email TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht. Sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen!
Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat.
Erinnerungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Erinnerungs-E-Mail an.
Erinnerungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Erinnerungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. 
Stornierungs-E-Mail E-Mail bei Stornierung zum Kunden schicken

Gibt an, ob bei einer Stornierung eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.

Stornierungs-E-Mail BetreffGibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an.
Stornierungs-E-Mail TemplateGibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.

Website-Modul erstellen: 

Das Website Modul ist im Prinzip die VeröffentlicUm ein Website-Modul zu erstellen klicken, Sie auf dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → Website Module → NEU

Website Modul

Vergeben Sie einen Modul-Namen.

Wählen Sie nun einen Terminplaner-Token aus, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie noch keinen passenden Token haben, können Sie unter Schnittstellen → CMS-API-Token einen anlegen.

Sie können als nächstes die Div-ID anpassen, dies müssen Sie nur machen, wenn Sie mehrere Module auf einer Seite haben, oder das Modul in einem bestimmt Bereich platzieren wollen.

Die Vorlaufzeit für Buchungen (in Tagen) gibt an, wie viel Tage Vorlauflaufzeit es mindestens für eine Buchung gibt. Beispiel: Sie geben 2 Tage hier ein, dann kann jemand der am Dienstag bucht, frühestens am Donnerstag seinen Termin bekommen. Somit haben Sie intern 2 Tage Vorlaufzeit um den Termin vorzubereiten. Achtung dieser Wert kann in der Produkt-Konfigruation überschrieben werden.

Der Buchungszeitraum (in Tagen) gibt an, wie viel Tage man maximal im voraus einen Termin buchen kann. Wir empfehlen einen Buchungszeitraum von 14-21 Tagen.

Beim nächsten Feld geben Sie an, ob Sie eine Telefonnr. vom Kunden immer haben wollen.

Beim Footer können Sie einen Text deineren, der unterhalb des Buchungsformulars angezeigt wird.

Das Feld "Ignoriere Ende der verfügbaren Ressourcenzeit" definiert, ob eine Buchung über die Ressourcen-Zeit laufen kann.
Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Termin viele zusätzliche Zeiten hat und ein Kunde alle auswählt und so über die verfügbare Zeit von der Ressource kommt.

Das Startarchiv sorgt für eine Filterung der Produkte.
Hat das Startarchiv weitere Unterarchive, so kann der Kunden sich erst durch die Archive klicken bis er zu den jeweiligen Produkten gelangt.
In der Archiverweiterung kann ein Teaser hinzugefügt werden, der unterhalb vom Archiv ausgegeben wird.

Mithilfe der Übersetzungen können Sie das Modul auch auf Fremdsprachigen Seiten nutzen.

Klicken Sie nun auf speichern.

Wenn Sie das Modul in eine externe Website veröffentlichen wollen, können Sie den Code unter "Externe Einbindung" kopieren und in Ihre Seite hinzufügen.
Klicken Sie auf den "Veröffentlichen"-Button, wenn Sie das Modul innerhalb unseres CMS-Systems ausgeben möchten.

ICS (Online-Kalender)-Link erstellen: 

Um einen Link für einen Online-Kalender zu erstellen klicken, Sie auf dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → ICS-Link.

Wählen Sie nun einen Terminplaner-Token aus, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie noch keinen passenden Token haben, können Sie unter Schnittstellen → CMS-API-Token einen anlegen.

Als nächstes können Sie die Ressourcen auswählen, deren Buchungen im Kalender angezeigt werden soll.
Nun können Sie den Link kopieren und in Ihrer Kalenderanwendung hinzufügen (z.B. Outlook).

ICS Kalernderlink



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